Sådan integreres Liveasset med dit ERP-system’s lager

Etablering af dedikeret servicelager

Din virksomheds hovedlager i jeres økonomi/ERP system (Microsoft NAV, AX, SAP el.lign.), er ofte hierarkisk opbygget, inddelt i lokationer, reoler (zoner), hylder (bins) og relativt kompleks.

Derudover er serviceafdelingen mange steder en slags ‘virksomhed i virksomheden’ der benytter varer i et anderledes dynamisk flow. I serviceafdelingen påvirker manger personer, herunder  serviceteknikerne, hvad der skal hjemtages, hvad der tages retur til lageret, pludselig skal hasteplukkes for at kunne løse en opgave osv. Kort sagt er serviceafdelingens brug af lageret en sæk lopper i traditionel lagerstyringsforstand.

Derfor vælger mange virksomheder at etablere et dedikeret særskilt servicelager (fremskudt lager). Både elektronisk i ERP systemet (dedikeret lokation), men også fysisk i form af selvstændige reoler på lageret.

Formålet er at:

• Fjerne kompleksiteten i hovedlagerets opbygning, så det bliver nemmere at integrere med eksterne servicesystemer for automatiseret fakturering (timeværk + reservedele) og nemmere flyt af varer imellem fx matrikellagre og vogne.
• Isolere servicelageret fra hovedlageret for inddæmning af fejl/svind der ikke kan undgås i en serviceafdelings stærkt dynamiske lagerflow.

Hvorfor kan vi ikke bare definere hele vores lager som servicelager?

Det kan man i pricippet godt, men du skal være opmærksom på at servicesystemet som standard opererer på ét overordnet lagerniveau (1 lokation) – IKKE på underlokation-, reol- og hyldeniveau.

Liveasset kan ganske vist smart indlæse alle varenumrene fra et givent lager i jeres ERP system, så serviceafdelingen kan registrere forbruget af disse på servicesagerne. Dermed opnås et workflowmæssigt gennembrud, da Liveasset automatisk for hver serviceopgave opretter en salgsordre i ERP systemet, og påfører ordrelinjer for timeværk og reservedele brugt på opgaven (slut med fejlbehæftet og tidskrævende håndudfyldning + eftertastning af papirbaserede arbejdssedler).

MEN Liveasset indlæser varerne i én stor pulje, og hierarkiet i lokationer, reoler og hylder går tabt i processen. Hvorfor? Fordi alt andet ville kræve et en komplet spejlet lagerstruktur i Liveasset. Det hænger sammen med at din virksomhed godt kan have den samme vare med en beholdning på flere lokationer (fx  ‘502012 Omformer’: 24 stk.i reol 12A, 2 stk. på returhylden og 8 stk. i Vogn 4). Uden opdeling i tilsvarende lokationer i Liveasset ville servicesystemet være overladt til at vise den samme vare flere gange i sine listevisninger med kun en maskingenereret lokationskode til forskel. Disse ville både servicekoordinatorer og teknikere skulle formå at vælge rigtigt imellem, hver eneste gang de påførte et vareforbrug.

Konklussion: Den underlokation, reol og hylde i ERP systemet (fx NAV) varen skal trækkes fra, påføres IKKE automatisk af Liveasset på salgsordren. Dvs at denne manuelt skal påføres af en medarbejder, hvilket hurtigt kan blive uoverkommeligt. Så er det for de fleste virksomheder bedre at have et dedikeret simpelt servicelager (fx 1 lokation i NAV med titlen Servicelager) hvor der slet ikke er nogen underlokationer (alt trækkes blot fra et strukturløst ‘fladt’: ‘Servicelager’).

Det er der ikke noget forkert i! Fidusen er nemlig at koordinatorer og teknikere i stedet kan bruge Liveassets lagerstyring til at organisere og inddele det dedikerede servicelageres varer i et brugervenligt system af reoler, returhylder, billagre osv. Liveassets lagerstruktur ignoreres af ERP systemet (fx NAV) ved salgsordreoprettelsen, men det er helt okay da Liveasset på en valid måde trækker varen (via den genererede salgsordre) fra et simpelt (fladt) men fuldgyldigt lager i NAV, så bogføring og fakturering kan rulle videre der.

Og hvis vores lager kun bruges til service?

Hvis din virksomheds lager i langt overvejende grad benyttes af serviceafdelingen, og jeres lageransvarlige kan leve med en flad lageropbygning i fx NAV (uden underlokationer, reoler (zoner) og hylder (bins), så er det oplagt at nedbryde hele det eksisterende lager til en ‘flad’ servicelager struktur i NAV, og efterfølgende i stedet opbygge strukturen i Liveasset (jf ovenstående).

Det betyder at omdrejningspunktet for jeres lagerstyring bliver Liveasset og ALLE varebevægelser skal holdes ajour her. Det kan faktisk være en skjult velsignelse. De mere simple behov for lagerstyring man i har en serviceafdeling betyder nemlig at Liveassets lagerfunktionalitet er simplere end fx NAV’s, og det gør det meget mere brugervenligt. Dertil kan man få et smart dynamisk workflow, da varer nemt kan flyttes via Liveasset APP’en på tablets og smartphones (evt med tilkoblet bluetooth stregkodeskanner).

Okay hvordan er fremgangsmåden så med det fremskudte servicelager?

Det fremskudte lager kan ikke undgå at påføre din virksomhed én ny administrativ byrde. Det bliver nemlig fx en servicekoordinators opgave at hjemtage varer til det nyoprettede fremskudte servicelager (lagerlokation) fra hovedlageret. Fremgangsmåden kan fx være som følger:

1. Koordinatorer opretter kommende servicesager og forhåndstrækker forventede forbrugsdele.
2. Teknikere ‘teknikeropretter’ kommende servicesager i deres mobile apps og forhåndstrækker forventede forbrugsdele.
3. For varer der ikke findes på lager går Liveassets lagerbeholdning i minus, hvilket danner grundlag for en hjemtagnings-fil i Liveasset.
4. Med en fast frekvens udlæser koordinator el.lign. hjemtagningsfilen ved tryk på eksportknap i Liveasset. Filen copy/pastes el. importeres så der oprettes en lager-overførselsordre i fx NAV.
5. NAV overførselsordren eksekveres. Forbrugsdele i service-hjemtagningsordren der ikke måtte findes på NAV hovedlageret går i minus, hvorved den normale rekvisitionsproces hos leverandørerne går i gang.

Ovenstående indfører gangske vist en ny administrativ opgave. Omvendt er det tidsmæssige ressourceforbrug overkommeligt, og normalt langt mindre end ressourceforbruget på traditionel ordrebehandling og eftertastning af papirbaserede arbejdssedler. Dertil får man en rent snit imellem hovedlager og servicelager der kan være en fordel i andre sammenhænge.

Hvad med lagerpluk til serviceopgaven og overførsel til vognen?

Det fremskudste servicelager overflødiggør behovet for fx NAV lagerlokationer pr. bil. Denne struktur opbygges i stedet i Liveasset. Fremgangsmåden på den enkelte servicesag kan fx være som følger:

1. Koordinator opretter servicesager og påfører lageransvarlige som medarbejder. Opgaven ruller nu ud på lageransvarliges tablet/smartphone.
2. Lageransvarlige plukker ud fra listen på skærmen og kan selv supplere med yderligere dele hvis der er noget som mangler. Delene sættes fx i karton på vareudleveringshylde med påført Liveasset sagsnr.
3. Lageransvarlige afrapporterer på tablet/smartphone med udbedringsart ‘Ordre færdigplukket’ og sætter flueben i ‘Alarm.
4. Koordinator kan i fanebladet ‘Alarmer’ se at ordren er færdigplukket. Koordinator dispatcher opgaven til rette servicetekniker ved blot at ændre navnet på udførende medarbejder til den pågældende servietekniker.
5. Teknikeren henter på vareudleveringshylden karton’er. Hver del tages op og vareflyttes via App’en fra fx ‘Servicelager’ til ‘Vogn 4’ (evt. med tilkoblet bluetooth stregkodeskanner)